طراحی چارچوب مفهومی سیستم مدیریت ایده ها در بخش دولتی- قسمت ۲۴

طراحی چارچوب مفهومی سیستم مدیریت ایده ها در بخش دولتی- قسمت ۲۴

بی شک در انتخاب و اخذ ایده از هر منبعی هم منفعت و هم هزینه وجود دارد هرچند که سازمانها نباید به بهانه اینکه برخی منابع ایده های ضعیفی تولید می کنند از آنها براحتی صرف نظر کنند. چرا که هرچقدر سازمانها در فرآیند خلق ایده بتوانند موفق تر عمل کنند می توانند باعث افزایش کیفیت ایده های تولید شده از منابعشان گردند. برای مثال در یکی از سازمانها برای اخذ ایده از ذینفعان بطور مستقیم از آنها نمی خواهند که ایده خود را ثبت نمایند بلکه برای آنها مسئله ای را تعریف می کنند و از انها می خواهند برای حل مسئله یک راه حل ارائه دهند. در نتیجه ایده هایی مرتبط با مشکل و با کیفیت بهتر دریافت می شوند.
کنترل بر روش های اخذ ایده بطرق مختلف می تواند اعمال شود. برای مثال در موضوعات مهندسی، وقتی سازمان شما بدنبال ایده هایی با جزئیات کامل است می بایست فرم های ویژه ای بدین منظور طراحی شود در صورتی که اگر شما بدنبال ایده های کلی و یا رفاهی هستید می توانید از پست صوتی و یا پیامک برای دریافت ایده استفاده کنید. این موضوع بستگی زیادی به فعالیت اصلی سازمان شما دارد و با توجه به اینکه در سازمان شما برای حل چه موضوعاتی نیازمند ایده هستید روش های اخذ آن نیز متفاوت خواهد بود.
مدیریت و نحوه اجرای فرآیند اخذ ایده می تواند به یک فرم روی وبسایت و یا یک نامه به کارکنان برای دریافت ایده خلاصه شود در حالیکه شما می توانید یک منشی تمام وقت را جهت ترغیب کارکنان به ثبت ایده هایشان بگمارید. این موضوع بسیار حیاتی است که او را چگونه مدیریت کنید تا مسائلی مانند اختلافات اداری منجر به ضایع شدن حق افراد در ارائه ایده نشود. بطور کلی استقرار یک سیستم دریافت ایده یک موضوع و مدیریت و راهبری آن یک موضوع کاملا مجزای دیگر است، لذا شما در اجرای سیستم مدیریت ایده ها باید مراقب این موضوع باشد که صرف قرار دادن راه های متنوع برای اخذ ایده کافی نخواهد بود و بدون مدیریت و راهبری صحیح آن نمی توان انتظار نتیجه داشت.
۴_۳_۲_۲ برچسب گذاری ایده ها
درواقع برچسب گذاری بعد از مرحله اخذ ایده انجام می شود بدین معنی که سایر اطلاعات اضافی که در مراحل بعدی و در دسته بندی ایده ها کاربرد دارند به آنها چسبانده می شود. این عمل تقریبا شبیه به برچسب گذاری کالا ها می باشد که نشان می دهد این کالا چه شرایط نگهداری دارد، مواد سازنده آن چیست و یا از کجا آمده است و چه کاربردهایی دارد. این برچسب ها برای کنترل کالا ها بسیار مهم است بدین صورت که اگر کالای نا مناسبی از کارخانه خارج شود توسط این برچسب مشخص می شود که کدام قسمت ها در انجام وظایفشان تخطی کرده اند.
برچسب گذاری در مورد ایده ها هم بسیار مفید و لازم می باشد برای مثال از این طریق می توانیم متوجه شویم که در کدام قسمت سازمان ایده های کاربردی تر تولید می شود تا بتوانیم مراحل مدیریت ایده ها را از این راه اصلاح و تصحیح کنیم.
کنترل برچسب گذاری:
برچسب گذاری در سه مرحله زیر قابل کنترل است:
روشی که بر اساس آن برچسب گذاری انجام می شود
مشخصات و ویژگی های برچسب
نحوه اجرای برچسب گذاری
با توجه به اینکه روش اخذ ایده چگونه است روش برچسب گذاری نیز مشخص می شود مثلا اگر ایده ها بصورت تلفنی و شفاهی دریافت می شود می بایست سوالات مرتبط با برچسب گذاری نیز در حین دریافت ایده پرسیده شود.
باید توجه داشته باشیم که انرژی زیادی صرف برچسب گذاری نشود و نیازی نیست که اطلاعات جزئی و کوچک مربوط به ایده بطور کامل اخذ شود. برای مثال این سوال از ایده دهنده که چه موضوع و رویدادی باعث خلق یک ایده خاص شد بسیار حیاتی تر از سوالات دیگر مانند زمان و مکان خلق آن می باشد. اشاره به این نکته لازم است که برچسب گذاری به رد یابی ایده ها و چگونگی بوجود آمدن آنها مربوط می شود و نه به مشخصات خود ایده ها از قبیل پیش بینی صرفه جویی و یا امکان سنجی اجرایی!
در واقع از طریق تحلیل برچسب گذاری ایده ها می توان نسبت به اصلاح فرآیند خلق ایده نیز کمک نمود.
برخی سوالات مرتبط با برچسب گذاری در زیر آمده است:
مشخصات ایده دهندگان و قسمتی که در آن ایده تولید شد؟
چه رویدادی باعث خلق ایده گردید؟
چه انگیزه هایی باعث خلق ایده گردید؟
چه فعالیت هایی انجام شد که منجر به خلق ایده گردید؟
از چه منابع و ابزارهایی جهت خلق ایده استفاده شد؟
شرایط محیطی که در آن ایده خلق شد؟
در مرحله خلق ایده چه نوع فیلتراسیونی انجام گردید؟
چه کسی و یا چه چیزی قصد داشت شما را از خلق و ارائه ایده منصرف کند؟
چه چیزی و یا چه کسانی شما را در ارائه این ایده تشویق کردند؟
محرک این ایده چیست ؟(مشتری، تکنولوژی، محصول، بازار و..)
ایده مربوط به کدام قسمت است؟ (بازاریابی، تولید محصول، فرآیند، خدمات)
آیا این ایده بهبود کوچک است و یا تغییر بزرگ؟
آیا کسی متعهد به انجام این ایده می باشد؟
محقق بر این باور است که با توجه به مشخصات سازمان و اهداف مدیریت ایده ها این سوالات می بایست تنظیم و در مرحله برچسب گذاری پرسیده شوند.
نحوه اجرای برچسب گذاری نیز همانند روش برچسب گذاری به مرحله اخذ ایده مرتبط است. اینکه چگونه و توسط چه کسی مرحله اخذ ایده مدیریت می شود، اجرای برچسب گذاری را تحت تاثیر قرار خواهد داد. در نتیجه هرچه مدیریت بهتری بر مرحله اخذ ایده انجام شود برچسب گذاری نیز بهتر انجام خواهد شد.
۴_۳_۲_۳ ذخیره و نگهداری ایده ها
ایده ها قبل از اینکه بصورت مشخص ثبت و ضبط گردند در ذهن سازمان (منابع ایده) وجود دارند، مجموعه ایده هایی که توسط این منابع خلق شده اند اما هنوز به حالت ثبت شده در نیامده اند و در سیستم مدیریت ایده ها ذخیره نشده اند توسط این محقق با عنوان ابر ایده معرفی می شوند. کاری که فرآیند خلق ایده انجام می دهد در واقع موجبات باروری سازی ابر ایده و باریدن آن را فراهم می کند، وقتی که این ایده ها بارید (از ذهن سازمان خارج) و در قالب های مشخص ثبت و در سیستم مدیریت ایده ها ذخیره گردید با نام استخر ایده از آن در این تحقیق یاد می شود.
لذا ذخیره و نگهداری ایده ها در استخر ایده ها انجام می شود جاییکه ایده ها بر اساس فرمت تعریف شده ثبت و ذخیره می گردند. کنترل بر این فرآیند از طریق انتخاب روش و نحوه اجرای ذخیره سازی انجام می شود. نکته با اهمیت در اینجا توجه به کارکرد ذخیره سازی می باشد به این مفهوم که ۱٫ اطمینان از ذخیره سازی ایده ها ۲٫ اطمینان از بازیابی ایده های ذخیره شده می بایست تامین شود. ممکن است شما فکر کنید روش و نحوه اجرای ذخیره سازی باید بگونه ای باشد که با سرعت بالا بتوان ایده را ذخیره و بازیابی کرد اما باید توجه داشت که بین حجم اطلاعات مورد نیاز هر ایده جهت ذخیره سازی و سرعت تعادل برقرار باشد.
برای مثال یکی از روشهای بسیار سریع ذخیره سازی ایده ها می تواند استفاده از فرمهای ساده کاغذی باشد اما این روش در مقایسه با نرم افزارهای کامپیوتری در بازیابی ایده ها از سرعت بسیار پایین تری برخوردار است.
۴_۳_۲_۴ ساماندهی و دسته بندی ایده ها در استخر ایده
در این مرحله نقش تیم مدیریت ایده ها در بررسی های اولیه بر روی ایده ها و ساماندهی آنها پررنگ تر می شود. بعد از اینکه ایده ها در فرمت مشخص ذخیر شدند ما با یک استخر ایده مواجه هستیم که از ایده های متنوع و مختلفی تشکیل شده است. ممکن است ساماندهی این استخر بنظر خسته کننده و طاقت فرسا باشد اما با اینکار می توان قابلیت جستجوی سریع بین ایده ها و طبقه بندی ایده ها جهت بررسی در مراحل بعدی را ایجاد نمود. از طرف دیگر این ساماندهی به ما کمک می کند تا نسبت به بهبود فرآیند نوآوری و خلق ایده اقدام کنیم. برای مثال اگر فرض کنیم ایده ها در استخر ایده به دو دسته ایده های بهبود و ایده های بدیع تقسیم شده اند و نسبت ایده های بدیع بسیار پایین تر است. این موضوع به مدیران کمک می کند تا تلاش بیشتری را معطوف به برنامه ها و ابزارهای خلق ایده های بدیع کنند.
شکل زیر ساماندهی ایده ها را در استخر ایده نشان می دهد.
ایده های کوچک
ایده های بدیع
ایده های پر طرفدار

منبع فایل کامل این پایان نامه این سایت pipaf.ir است

مدیر سایت