طراحی چارچوب مفهومی سیستم مدیریت ایده ها در بخش دولتی- قسمت ۲۳

طراحی چارچوب مفهومی سیستم مدیریت ایده ها در بخش دولتی- قسمت ۲۳

در پاسخ های مصاحبه شوندگان اشاره های مستقیم و غیر مستقیم به اهمیت تاثیر استراتژی سازمان بر ایده های تولید شده مشاهده گردید. بطوریکه برخی معتقد بودند که در صورتی که خلق ایده ها در راستای استراتژی اصلی سازمان انجام نشود منجر به تولید ایده های غیر کاربردی و غیر اجرایی خواهد شد. از طرف دیگر عنوان شد که در برخی سازمان های دولتی که استراتژی آنها به خواست ذینفعان و مردم ممکن است تغییر کند بهتر است که فرآیند بگونه ای طراحی شود تا ایده هایی که حتی در مخالفت با استراتژی های موجود هستند اجازه ظهور یابند.
چرا که برخی از ایده های بدیع و ساختار شکن می توانند منجر به تغییر جهت سازمان و استراتژی آن گردند.تاثیر استراتژی بر فرآیند خلق ایده را می توان به سه دسته تقسیم بندی کرد:
تاثیر مستقیم: در این حالت استراتژی سازمان اهداف مشخصی را برای فرآیند خلق ایده ها تبیین می کند. بطوری که اکثر ایده هایی که از این طریق خلق می شوند هم راستا با استراتژی سازمان هستند.
تاثیر غیر مستقیم: در این حالت استراتژی بدون اینکه اهداف مشخصی برای مدیریت ایده ها تبیین کند با مشخص کردن اهداف و برنامه های کلی سازمان بر این فرآیند تاثیر می گذارد. برای مثال استراتژی وزارت بهداشت بر مبارزه با بیماری خاصی متمرکز و برنامه های انگیزشی متنوعی برای این موضوع ترتیب داده می شود که بصورت غیر مستقیم بر منابع ایده تاثیر گذاشته و ایده هایی در این رابطه تولید می شود.
بدون تاثیر: در این حالت سعی می شود تا تاثیر استراتژی بر خلق ایده به حداقل کاهش یابد و هیچ گونه ارتباط خاصی بین این دو برقرار نشود. بطوریکه ایده هایی که همراستا با استراتژی موجود هستند هیچ گونه رجحان و برتری نسبت به ایده هایی که مخالف با استراتژی موجود هستند نداشته باشند.
۴_۳_۱_۶ پایش و تنظیم فرآیند خلق ایده
اکنون که فرآیند خلق ایده طراحی گردید می بایست به خروجی این فرآیند توجه داشت و از طریق بازخور گرفتن از ایده های تولید شده بتوان فرآیند را اصلاح و به روز نمود.
برای این منظور نیاز است که ایده های تولید شده از منظر مختلف مورد برسی قرار بگیرند. نگارنده این تحقیق ۳ فاکتور اصلی برای بررسی ایده ها به شرح ذیل معرفی می نماید؛
مشخصات ایده: شامل مشخصات مالی از قبیل میزان صرفه جویی و سودآوری – میزان نوآوری – کاربردهای ایده- میزان استمرار ایده – میزان ریسک و تغییرات مورد نیاز برای ایجاد ایده و …..
منبع: ایده توسط چه افراد و یا گروهی خلق شده
چگونگی خلق ایده: آیا استراتژی بر آن تاثیر داشته- چه رویدادها و فعالیت هایی بر خلق آن تاثیر داشته اند و..
برای تشریح اهمیت بازخور و مانیتور فرآیند ایده یکی از تجربیات مطرح شده توسط یکی از مصاحبه شوندگان در اینجا نقل می شود.
“بعد از بررسی برخی ایده های رسیده به سازمان، متوجه شدیم که ایده هایی که دارای ریسک بالا و ایجاد کننده تغییرات بزرگ هستند به سرعت توسط مدیریت ارشد رد می شوند. از طرف دیگر در سازمان ما به ایده های مخاطبان بیرونی در مقایسه با کارکنان توجه اندکی می شد بنابراین ما تصمیم گرفتیم با اعلام فراخوان و تشویق کارکنان به ارائه ایده های کاربردی کوچک این موضوع را در سازمان خود بهبود دهیم.”
همانطور که از متن بالا مشخص است در این سازمان خاص پس از بررسی ایده های خروجی، با ایجاد یک رویداد خلق ایده و برنامه ریزی انگیزشی نسبت به تنظیم فرآیند خلق ایده اقدام شده است.
در شکل صفحه بعد مدل نهایی فرآیند خلق ایده ها به تصویر کشیده شده است.
رویداد
فعالیت خلق ایده
فیلتراسیون
بررسی
ایده ها
بازبینی و تنظیم فرآیند خلق ایده
شکل ۴_۳: فرآیند خلق ایده
۴_۳_۲ طراحی مدل فرآیند مدیریت ایده ها
اگر فرآیند خلق ایده ها و همچنین بخش مربوط به انگیزش را از مدیریت ایده ها تفکیک کنیم. کارکرد مدیریت ایده ها با توجه به مطالب ذکر شده در فصل دوم، نتایج مصاحبه ها و تحقیقات این محقق در سرفصل های زیر خلاصه می شود؛
استخراج و اخذ ایده ها
برچسب گذاری ایده ها
ذخیره و نگهداری ایده ها
ساماندهی و دسته بندی ایده ها
اشاعه ایده ها
مسیرگزینی ایده ها
فعالیت های مربوط به توسعه و اجرایی سازی ایده ها
۴_۳_۲_۱ اخذ ایده ها:
اخذ ایده به معنی دریافت ایده ها از منابع مختلف ازجمله کارکنان و مشتریان سازمان می باشد. سازمانهایی که به نظرات مشتریان خود توجه ای ندارند در واقع از دریافت تمام ایده هایی که توسط این منبع خاص تولید می شود محروم می مانند. اخذ ایده ها می تواند از کانالهای رسمی مانند، نامه، ایمیل، صندوق پیشنهادها و انتقادات، نرم افزار های مختلف، پست صوتی و … انجام شود و یا بصورت غیر رسمی و از طریق مکالمات حضوری و تلفنی و یا جلسات مختلف. کاربرد این کانالها با توجه به نوع سازمان می تواند متفاوت باشد برای مثال در سازمانهای کوچک کانالهای غیر رسمی کاربرد بیشتری دارند اما در سازمانهای متوسط و بزرگ کانالهای رسمی کاربرد مهمتری دارند.
هدف از اخذ ایده، استخراج ایده از اذهان افرادی است که آنرا در فکر خود تولید کرده اند و سپس تبدیل ایده ها به شکلی که برای سازمان قابل کاربرد است. در اینجا این نکته یادآور می شود که فرصتها به همان اندازه ایده ها ارزشمندند که همزمان با ایده ها می توانند از منابع ایده اخذ گردند. فرصت ها در واقع مسائل و نظراتی هستند که می توان از آنها ایده استخراج نمود. برای مثال انتقاد یک مشتری ناراضی از یک خدمت خاص و یا کاربرد یک محصول می تواند فرصتی برای تولید ایده باشد.
کنترل اخذ ایده:
در سه مرحله می توان نسبت به کنترل اخذ ایده ها اقدام کرد؛
انتخاب منبع ایده ای که قرار است ایده از آن اخذ شود
انتخاب روشهایی که توسط آنها ایده اخذ می شود
مدیریت و نحوه اجرای فرآیند اخذ ایده
انتخاب منبع ایده در رسیدن به ایده های کاربردی بسیار می تواند حیاتی باشد چرا که اگر منابع درستی را برای اخذ ایده انتخاب کنیم در صرف زمان و هزینه برای دستیابی به ایده های مفید صرفه جویی خواهد شد. برای مثال برخی سازمانها بر اساس اطلاعات قبلی متوجه می شوند که ایده های تامین کنندگان تاثیر چندانی بر بهبود عملکرد آنها ندارد لذا از این منبع صرف نظر می کنند. در صورتی که برخی دیگر با تحلیل نامناسب از منبع مهمی همچون مشتریان ناراضی که می توانند از بهترین منابع خلق ایده باشند بی بهره می مانند.

دانلود متن کامل پایان نامه در سایت jemo.ir موجود است

مدیر سایت