ابزارهای لازم برای مدیریت دانش
ابزارهای لازم برای مدیریت دانش
گروه‌افزار
نرم‌افزاری است که همکاری گروهی را بر روی یک شبکه امکان‌پذیر می‌سازد. مثال‌هایی از گروه‌افزارها شامل ابزارهای مشترک خلق اطلاعات، وایت بردهای الکترونیکی، کنفرانس‌های تصویری، گردهمایی بر خط، پست الکترونیکی و صفحه‌نمایش مشترک بر خط و کنفرانس‌های چندوجهی است. هرکدام از این فناوری‌ها این قابلیت را دارند تا همکاری و مشارکت را از فواصل دور امکان‌پذیر سازند و هزینه‌های سفر و اتلاف زمان کارکنان دانش‌مدار را کاهش دهند.
ابزارهای مشترک خلق اطلاعات شامل برنامه‌های عمومی پردازش لغت، برنامه‌های گرافیکی و امکانات تنظیم صدا هستند. اگرچه اغلب به‌تنهایی از ارزش زیادی برخوردار نیستند، اما بسیاری از برنامه‌های کاربردی اگر بتوانند به اسنادی بر روی شبکه یا یک سرور عمومی دست پیداکرده و آن را اصلاح کنند، می‌توانند به‌عنوان گروه‌افزار در نظر گرفته شوند. غالب ابزارهای مشترک خلق اطلاعات باید به‌صورت غیر همزمان مورداستفاده قرار بگیرند، زیرا فقط یک نفر در یک‌زمان مشخص می‌تواند تغییراتی در سند ایجاد کند.
سیستم پست الکترونیک که از ارتباطات متنی غیر همزمان پشتیبانی می‌کند، به‌عنوان پرکاربردترین نوع گروه‌افزار محسوب می‌شود. گردهمایی‌هایی بر خط سیستم، تبادلات متنی بهنگامی محسوب می‌شوند که ارسال و دریافت پیام متنی را برای اعضای گروه فراهم می‌کنند.
صفحه‌نمایش مشترک، با امتیاز دسترسی مناسب به «کاربر» اجازه می‌دهد تا به رایانه‌های شخصی از راه دور متصل شده و آن‌ها را کنترل نماید. صفحه‌نمایش مشترک به‌ویژه در تهیه برنامه‌های آموزشی و حل مشکلات و مسائل جاری سازمان، مورداستفاده قرار می‌گیرد.
قسمت اصلی نردبان تکامل گروه‌افزار، وایت برد الکترونیکی می‌باشد. این فناوری که به‌طور خاص برای همکاری گروهی طراحی‌شده است، یک وایت برد مجازی است که ترسیم‌کننده فضایی است که در آن، همکاران مختلف به ایجاد و اصلاح کارهای گرافیکی دست‌ساز، برجسته کردن قسمت‌های جالب بر روی تصاویر دیجیتالی یا ارسال ساده یک اسلاید برای ارائه می‌پردازند. وایت بردها اغلب در ترکیب با دیگر برنامهها از قبیل کنفرانس‌های ویدئویی و اجرای برنامه‌های چندگانه صوتی و تصویری به‌کاربرده می‌شود.
سیستم‌های خبره
انطباق رهیافت فناوری بنیادی است که زیربنای سیستم خبره را تشکیل می‌دهد. (سیستم‌های خبره برنامه‌هایی هستند که می‌توانند تصمیماتی همانند انسان بگیرند؛ به‌ویژه تصمیماتی معقول در شرایط عدم قطعیت). سیستم‌های خبره همچنین در کمک به متخصصان برای کاربر روی فرآیندهایی همچون تشخیص بیماری‌ها می‌توانند مفید واقع شوند. زمانی که فرآیند از قوانین استنتاج شد، استدلال و منطق با محیط برنامه‌ریزی استاندارد تلفیق می‌شود و یا به‌صورت نمودار گرافیکی تصمیم ارائه می‌شود.
سیستم‌های هوشمند
سیستم هوشمند که به‌عنوان روبات‌ها یا روبات‌های نرم‌افزاری شناخته‌شده‌اند، از فناوری همانندسازی مدل برای انجام وظایفشان استفاده می‌کنند. سیستم‌های هوشمند مخصوصاً در به دست آوردن اطلاعات از شبکه، پایگاه‌های داده تجاری و اینترنت داخلی یا اینترانت‌های شرکتی، بسیار فعال عمل می‌کنند. سیستم‌های هوشمند که می‌توانند بر روی رایانه‌های شخصی یا شبکه قرار بگیرند، سؤالات کاربر را پذیرفته، آن‌ها را به زبان مناسبی تهیه‌کرده و سپس آن‌ها را به موتورهای جستجوی مناسبی واگذار می‌کند. سیستم‌های هوشمند درنهایت نسخه‌های اضافی را حذف می‌کنند، نتایج نهایی را در قالب‌های استاندارد تهیه‌کرده و آن‌ها را طبقه‌بندی می‌کنند.
پایگاه داده حرفه‌ای
پایگاه داده حرفه‌ای تجاری و موتورهای جستجو به کسب دانش در هر سازمان دانش‌محور کمک می‌کنند. سازمان‌ها با دسترسی به این پایگاه داده، حرفه‌ای می‌توانند به صرفه‌جویی در صرف زمان و پول بپردازند که در غیر این صورت، به دلیل دوباره‌کاری و تلاش برای یافتن اطلاعات، بسیاری از منابع تلف می‌شدند. علاوه بر این، شرکت‌ها ممکن است استانداردهای کیفی لازم را که توسط شرکت‌های حرفه‌ای ارائه‌دهنده خدمات مربوط وضع‌شده است، رعایت نکنند. متخصصان درون شرکت با دستیابی مناسب به پایگاه داده و ابزارهای جستجو می‌توانند به‌سرعت به اخذ دانش از منابع بیرونی بپردازند. برای دسترسی به پایگاه داده‌ای که در آن هزاران مقاله و اطلاعات ویژه صنعتی وجود دارد، هزینه‌های هنگفتی باید صرف شود.
شبیه‌سازی
شاید قدرتمندترین ابزار مدیریت دانش، شبیه‌سازی باشد (برنامه‌ای که از طریق فناوری پیچیده نقاشی متحرک، واقعیتی را نشان می‌دهد). شبیه‌سازی، به‌ویژه برای تفهیم روابط پیچیده به کارکنان دانش مداری که در فهم جداول اعداد و معادلات با مشکلاتی روبه‌رو هستند، بسیار مفید است. شبیه‌سازی ابزار فوق‌العاده‌ای برای شناسایی دستورالعمل‌ها در ارتباطات و تعاملات متقابل است، زیرا فرآیندهای پیچیده را به شکلی ساده و قابل‌فهم نشان می‌دهد.
ابزارهای تجسم / مجسم سازی
معمولاً ارائه مطالب همراه با اسلاید، نمودار و تصاویر جانبی و قابل‌فهم‌تر از ارائه ساده متن است. اگر تصاویر گرافیکی و نقاشی‌های متحرک به شکل مناسبی طراحی شوند، می‌توانند زمان موردنیاز کارکنان دانش‌مدار را برای فهمیدن فرآیندهای پیچیده کاهش دهند و برای افراد غیرمتخصص نیز این امکان را فراهم می‌آورند تا درستی روابطی که توصیف آن را جداول داده مشکل می‌نماید را بررسی کنند. نقاشی‌های متحرک مبتنی بر شبیه‌سازی، به‌ویژه در بیان روابط پویای بین متغیرها بسیار مناسب هستند. نمونه‌هایی از ابزار تجسم، از بسته‌های گرافیکی سه‌بعدی تا نمودار دایره‌ای ساده و نمودار هیستوگرام مربوط به برنامه صفحه گسترده تا دیگر برنامه‌های قدیمی اداری متفاوت هستند (بوعذار، 1390، 56-54).